A. Ansvarlig søkerorganisasjon
Retningslinjene til ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering (HR) gjør HLF "ansvarlig overfor HR for de søknader som blir innvilget. Søkerorganisasjonen må derfor vurdere søknadene ut fra egne målsettinger og krav til kvalitet, og ta standpunkt til om søknaden/ene skal sendes videre til HR" (sitert fra side 3 i HRs Retningslinjer for fordeling av midler som er lagt ut på HRs hjemmeside).
B. Kriterier og retningslinjer
Personer med en prosjektidé de ønsker å fremme overfor Helse og Rehabilitering gjennom HLF, er ansvarlige for å sette seg inn i HLFs Retningslinjer for prosjektarbeid (som du nå leser), HLFs Kriterier for prosjektarbeid samt HRs Retningslinjer for fordeling av midler som er lagt ut på HRs hjemmeside.
C. Søknadsbehandling i HLF
Søknader til HR som sendes via HLF, behandles i et eget arbeidsutvalg i HLF. Dette består av forbundsleder, generalsekretær og fagsjef prosjekt. Arbeidsutvalget innstiller overfor sentralstyret, som tar stilling til hvilke søknader HLF skal fremme overfor HR. Vedtakene som fattes i sentralstyret er endelige. Enkeltvedtak i sentralstyret kan ikke påklages, men avslag begrunnes.
D. Veiledning ved søknadsutvikling
HLF har veiledningsansvar for utvikling av prosjektsøknader i samsvar med HLFs Kriterier for prosjektarbeid. Dette omfatter følgende:
1. Rådgivende samtaler
- Vurdering av prosjektidéer
- Veiledning i søknadsutvikling
2. Tilbakemelding på prosjektskisse (én-to sider) med følgende opplysninger
- Bakgrunn: Beskriv problemområdet med fokus på hvor skoen trykker.
- Målsetting: Skriv kort og presist hva prosjektet skal oppnå på problemområdet.
- Målgruppe: Tydeliggjør hvem/hva som vil nyte godt av prosjektet.
- Samarbeidspartnere: Få frem hvem det faktisk vil bli samhandlet med og hvordan.
- Organisering: List opp sammensetning av referansegruppe, styringsgruppe, prosjektleder o.l.
- Virkemidler/Tiltak: List opp verktøy/grep som vil bli brukt for å nå målet/målgruppen.
- Anslått behov for midler: Summér utgiftene ved å utføre de planlagte virkemidlene/tiltakene.
- Oppstart/Avslutning: Sett opp eksakte datoer for oppstart og avslutning av prosjektet.
- Kontaktperson: Før opp navn, tlf., e-post og postadresse til den som er skriveansvarlig.
3. Informasjon om frister
- Aktuelle frister er lagt ut nederst på denne siden.
E. Veiledning og oppfølging ved prosjektgjennomføring
HLF har ansvar for veiledning og oppfølging i forhold til prosjektledere med total/delansvar for å gjennomføre prosjekter. Dette omfatter følgende:
- Rådgivende samtaler med veiledning i prosjektledelse og organisering
- Inngåelse av prosjektkontrakt
- Tilbakemelding på prosjektdokument: Prosjektplan, milepælsplan, budsjett, regnskap
- Prosjektmøter med prosjektutøvere
- Informasjon om frister
F. Eksterne søkere
- Veiledes av HLFs sekretariat
- Søker vanligvis om prosjekter med brukermedvirkning i referansegruppe/styringsgruppe
G. Fylkeslag og utvalg
- Veiledes av HLFs sekretariat
- Søker vanligvis om prosjekter som utløser høy grad av frivillighet
- Kan søke om midler til prosjektleder, vanligvis ekstern prosjektleder
H. Lokallag
- Veiledes av HLFs sekretariat
- Innhenter råd fra sitt fylkeslag om prosjektutviklingen
- Søker vanligvis om prosjekter som utløser svært høy grad av frivillighet
- Søker vanligvis ikke om midler til prosjektleder
I. Frister
De opplistede HLF-fristene nedenfor springer ut fra HR-fristene for innsøking (15. juni), kunngjøring av utfallet av søknadsbehandlingen (siste halvdel av november) samt tildelingen av prosjektstøtte til HLF (i løpet av desember) og prosjektoppstart (tidligst i januar; forutsetter inngått prosjektkontrakt med tilhørende overføring av støtte fra HLF til prosjektet).
Frister for prosjektsøkere og prosjektledere
- 9. desember 2011: Prosjektrapporter med sammendrag for avsluttede prosjekter
- 13. januar 2012: Revidert regnskap for pågående og avsluttede prosjekter
- 13. april 2012: Prosjektskisse for nye prosjekter NB! Fristen er veiledende: Ta kontakt!
- 16. mai 2012: Prosjektsøknader med prosjektbeskrivelser NB! Fristen er veiledende: Ta kontakt!
- 25. mai 2012: Arbeidsutvalget innstiller prosjektsøknader overfor sentralstyret
- 1. juni 2012: Fremdriftsrapporter for flerårige prosjekter
- 15. juni 2012: Sentralstyret vedtar hvilke søknader som skal fremmes
- 24. august 2012: Ettersendelse av informasjon om fremdriften for flerårige prosjekter
Frister for HLF sentralt
- 15. februar 2012 Prosjektrapporter for avsluttede prosjekter
- 15. mars 2012: Revidert regnskap for pågående og avsluttede prosjekter
- 15. juni 2012: Prosjektsøknader for nye prosjekter
- 15. juni 2012: Prosjektsøknader for neste år ved flerårige prosjekter
- 15. juni 2012: Fremdriftsrapporter for flerårige prosjekter
- 1. september 2012: Ettersendelseav informasjon om fremdriften for flerårige prosjekter
Se også HLFs Kriterier for prosjektarbeid: Klikk her